Gestionnaire administratif et de gestion
Philanthropie, Mécénat, Évènementiel de collecte (H/F)
À propos du poste
Une fondation nationale émérite recrute son/sa futur (e) Gestionnaire administratif/ve et de gestion Philanthropie, Mécénat et Événementiel de collecte (H/F) en CDI, pour son siège basé dans le 94.
Rattaché (e ) à la Responsable Mécénat et Philanthropie, vous contribuer au développement des ressources de la Fondation en assurant le support administratif et budgétaire du service mécénat, philanthropie et événementiel de collecte.
Vos missions :
Au sein du siège à taille humaine (Environ 50 collaborateurs), vos principales missions seront :
Assurer le suivi administratif et budgétaire des collecteurs, grands donateurs et mécènes :
-
Mettre en place et suivre le circuit des contrats et lettres d engagements : édition, signature, classement et diffusion en interne (comptabilité, juridique, DG...).
-
Assurer la réception et le recouvrement des dons ou règlements. Assurer l émission et l'envoi des reçus fiscaux le cas échéant.
-
Mettre en place le remerciement adapté au partenariat : rédaction des lettres, suivi de leur signature et de leur envoi ...
-
S'assurer de la conformité des documents émis : réglementation, mentions légales, délais...
-
Assurer le suivi budgétaire de l'activité du service :
-
Suivre et assurer le cadrage comptable des recettes et de dépenses du service
-
Intégrer les dons dans le logiciel de gestion
-
Enregistrer les factures du service dans SAGE X3
-
Assurer le lien avec le service comptabilité
Assurer l'assistanat fonctionnel du service :
-
Gérer la base de données des contacts du service : saisie, mise à jour, suivi, extractions, sauvegarde de la base.
-
Organiser les réunions portées par le service en lien avec les participants internes et les partenaires externes: planification, réservations (salles, transports, repas...), préparation des salles (connexions visio, accueil...).
-
Organiser les déplacements, en VIP le cas échéant, des équipes mobilisées avec les mécènes ou partenaires : réservations transports, hôtels, création et diffusion des road maps, gestion et support en cas d imprévus.
-
Gérer les abonnements, adhésions, commandes diverses du service.
-
Faire le lien avec les services généraux ou informatique pour toute question liée aux fournitures, envois spéciaux, matériel, accès...
Prendre en charge les initiatives de collecteurs individuels :
-
Analyser les projets de collectes présentées et les présenter à la responsable du service pour validation.
-
Mettre en place la lettre d engagement adaptée au projet de collecte.
-
Accompagner le collecteur dans l organisation de la collecte : envoi d affiches, de goodies...
-
S'assurer du retour des sommes collectées, de leur intégration et du suivi de la collecte (reçu fiscal , lettre de remerciement...)
Activités ponctuelles liées à l'évènementiel de collecte et mécénat :
-
Assurer des missions de prospections ou de relance par téléphone auprès de cibles particulières ou pour des évènements particuliers
-
Participer à l'organisation de l'accueil des mécènes et grands donateurs à l'occasion des évènements organisés à leur attention (Gala, cérémonies de remises de prix, cocktails...).
Des déplacements en Province le week-end en septembre /octobre.
Profil recherché
-
Vous justifiez d'une expérience de 2 ans minimum dans une fonction support administratif et/ou développement au sein de services marketing, commerciaux ..., dans le secteur non lucratif ou non.
-
Vous détenez un bac+2/3 en assistanat de gestion ou gestion des entreprises. Vous avez une maîtrise parfaite des outils informatiques, de la manipulation de données chiffrées.
-
Vous êtes à l'aise dans la gestion financière ( facturation, intégration de données comptables simples dans un logiciel, suivi budgétaire/ financier sur Excel...)
Savoir-être
Vous possédez les qualités suivantes pour assurer le poste :
-
Excellent relationnel, excellente présentation
-
Esprit de synthèse, capacités d analyse et rédactionnelles.
-
Disponibilité, flexibilité, esprit d équipe.
-
Prise d initiative, réactivité.
-
Rigueur, sens de l'organisation.
Enfin, travailler dans le secteur non lucratif émane d'un vrai choix personnel :
Vous partagez et souhaitez déployer l' éthique et les valeurs de la Fondation : solidarité, sens du collectif et intérêt pour le bien commun et les projets d'utilité publique.
Conditions d’embauche & Environnement de travail
Il s’agit d’un CDI (à temps complet) forfait jour - Statut cadre.
La rémunération brute annuelle est proposée selon l’expérience acquise du profil.
Le télétravail est possible à raison de deux jours par semaine, à l'issue de 4 mois d'ancienneté.