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Gestionnaire administratif et de gestion
Philanthropie, Mécénat, Évènementiel de collecte (H/F)

À propos du poste

Une fondation nationale émérite recrute son/sa futur (e) Gestionnaire administratif/ve et de gestion Philanthropie, Mécénat et Événementiel de collecte (H/F) en CDI, pour son siège basé dans le 94.

Rattaché (e ) à la Responsable Mécénat et Philanthropie, vous contribuer au développement des ressources de la Fondation en assurant le support administratif et budgétaire du service mécénat, philanthropie et événementiel de collecte.

Vos missions :

Au sein du siège à taille humaine (Environ 50 collaborateurs), vos principales missions seront :

Assurer le suivi administratif et budgétaire des collecteurs, grands donateurs et mécènes :

  • Mettre en place et suivre le circuit des contrats et lettres d engagements : édition, signature, classement et diffusion en interne (comptabilité, juridique, DG...).

  • Assurer la réception et le recouvrement des dons ou règlements. Assurer l émission et l'envoi des reçus fiscaux le cas échéant.

  • Mettre en place le remerciement adapté au partenariat : rédaction des lettres, suivi de leur signature et de leur envoi ...

  • S'assurer de la conformité des documents émis : réglementation, mentions légales, délais...

  • Assurer le suivi budgétaire de l'activité du service :

  • Suivre et assurer le cadrage comptable des recettes et de dépenses du service 

  • Intégrer les dons dans le logiciel de gestion

  • Enregistrer les factures du service dans SAGE X3

  • Assurer le lien avec le service comptabilité

Assurer l'assistanat fonctionnel du service :

  • Gérer la base de données des contacts du service : saisie, mise à jour, suivi, extractions, sauvegarde de la base.

  • Organiser les réunions portées par le service en lien avec les participants internes et les partenaires externes: planification, réservations (salles, transports, repas...), préparation des salles (connexions visio, accueil...).

  • Organiser les déplacements, en VIP le cas échéant, des équipes mobilisées avec les mécènes ou partenaires : réservations transports, hôtels, création et diffusion des road maps, gestion et support en cas d imprévus.

  • Gérer les abonnements, adhésions, commandes diverses du service.

  • Faire le lien avec les services généraux ou informatique pour toute question liée aux fournitures, envois spéciaux, matériel, accès...

Prendre en charge les initiatives de collecteurs individuels :

  • Analyser les projets de collectes présentées et les présenter à la responsable du service pour validation.

  • Mettre en place la lettre d engagement adaptée au projet de collecte.

  • Accompagner le collecteur dans l organisation de la collecte : envoi d affiches, de goodies...

  • S'assurer du retour des sommes collectées, de leur intégration et du suivi de la collecte (reçu fiscal , lettre de remerciement...)

Activités ponctuelles liées à l'évènementiel de collecte et mécénat :

  • Assurer des missions de prospections ou de relance par téléphone auprès de cibles particulières ou pour des évènements particuliers 

  • Participer à l'organisation de l'accueil des mécènes et grands donateurs à l'occasion des évènements organisés à leur attention (Gala, cérémonies de remises de prix, cocktails...).

Des déplacements en Province le week-end en septembre /octobre.

Profil recherché

  • Vous justifiez d'une expérience de 2 ans minimum dans une fonction support administratif et/ou développement au sein de services marketing, commerciaux ..., dans le secteur non lucratif ou non.

  • Vous détenez un bac+2/3 en assistanat de gestion ou gestion des entreprises. Vous avez une maîtrise parfaite des outils informatiques, de la manipulation de données chiffrées.

  • Vous êtes à l'aise dans la gestion financière ( facturation, intégration de données comptables simples dans un logiciel, suivi budgétaire/ financier sur Excel...)

    Savoir-être

Vous possédez les qualités suivantes pour assurer le poste :

  • Excellent relationnel, excellente présentation 

  • Esprit de synthèse, capacités d analyse et rédactionnelles.

  • Disponibilité, flexibilité, esprit d équipe.

  • Prise d initiative, réactivité.

  • Rigueur, sens de l'organisation.

Enfin, travailler dans le secteur non lucratif émane d'un vrai choix personnel : ​

Vous partagez et souhaitez déployer l' éthique et les valeurs de la Fondation : solidarité, sens du collectif et intérêt pour le bien commun et les projets d'utilité publique.


 

Conditions d’embauche & Environnement de travail

 

 

Il s’agit d’un CDI (à temps complet) forfait jour - Statut cadre.

La rémunération brute annuelle est proposée selon l’expérience acquise du profil.

Le télétravail est possible à raison de deux jours par semaine, à l'issue de 4 mois d'ancienneté.

 

                                                           

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